In kaum mehr als 90 Tagen wurde die Welt mit einer globalen Gesundheitskrise 
konfrontiert – und die Industrien rund um den Globus müssen auf die sich rasch verändernde Kundennachfrage reagieren. Zunehmend verteilte Teams arbeiten an ihrer Belastungsgrenze und brauchen den dazu notwendigen Support. Die Bereitstellung intelligenter Automatisierungs-lösungen aus der Ferne kann für diese Aufgabe einen wesentlichen Beitrag leisten und Robotic Process Automation (RPA) ist der Schlüssel dazu. Dennoch dürfen Firmenverantwortliche auch in diesen turbulenten Zeiten die unterschiedlichen globalen, teils komplexen Datenschutzstandards nicht außer Acht lassen.
Autor – Nicolas Hess, Gründer und Geschäftsführer von Roboyo
Die Verantwortlichen sind gefordert, zu bestimmen und zu argumentieren, welche Prozesse warum und wie automatisiert werden sollen. Dazu sollte ein Leitfaden entwickelt werden, der von der Identifizierung der Möglichkeiten über die Erstellung der Planung bis hin zur Bereitstellung und Verwaltung von Lösungen führt. Beantwortet werden müssen unter anderem folgende Fragen: Wie plant und dokumentiert man die Möglichkeiten? Wie rechtfertigt man die Automatisierung? Wie können Unternehmen innovative Technologien nutzen, während die Teams verstreut und die Kapazitäten begrenzt sind?
Potenziale für die Automatisierung identifizieren
Die meisten Unternehmen wissen bereits, dass viele ihrer Kerngeschäftsprozesse automatisiert werden könnten – und dass sie diese Aufgabe auch angehen sollten. Doch eine Umsetzung scheitert häufig daran, die konkreten Ansatzpunkte für die Umstellung zu identifizieren und auszuwählen. Dabei ist ein solides Verständnis des Automatisierungspotenzials die Grundlage für einen belastbaren Business Case und die erfolgreiche Einführung einer entsprechenden Lösung. Ein weiterer Gesichtspunkt ist der ROI – für eine Investition dieser Größenordnung eine entscheidende Komponente.
Wesentlich für den Erfolg ist demnach zunächst die Auswahl der zu automatisierenden Prozesse. Diese sollten repetitiv sowie regelbasiert sein und strukturierte oder halbstrukturierte Daten verwenden. Unterstützung für diesen Prozess kann eine Lösung bieten: Das sogenannte Rapid Process Assessment ist eine bewährte Methode zur schnellen Identifizierung, Bewertung und Priorisierung potenzieller Prozesse für die Automatisierung. Das Verfahren ist unabhängig von der Unternehmensstruktur, weil es auch remote funktioniert. Mithilfe von proprietären Tools wie Procify werden Prozesse in der gesamten Business-Landschaft anhand wichtiger Benchmarks gescannt. Im Anschluss bauen die Experten ein Backlog an automatisierungsbereiten Möglichkeiten auf, die die größte Kapitalrendite generieren.
Prozesse intelligent erfassen und visualisieren
Der erste Schritt ist also, das mögliche Automatisierungspotenzial und die damit verbundenen Prozesse zu erfassen. Dazu können Unternehmen auf die Unterstützung von digitalen Lösungen zurückgreifen, beispielsweise auf Procify, das proprietäre Prozesserfassungs-Tool von Roboyo. Damit lassen sich Daten sammeln und auf Unternehmens- und Geschäftsbereichsebene vergleichen. Erfahrene Berater helfen bei der Erfassung und dem Hochladen der relevanten Informationen während des Rapid Process Assessment. Anschließend sorgen ein intelligenter Algorithmus sowie ein Dashboard dafür, die Chancen mit dem größten Automatisierungspotenzial zu visualisieren. Führungskräfte und Stakeholder können so die Prioritäten für die Bereitstellung auf Basis einer soliden Analyse festlegen.
Durch die Kombination von zentralen und dezentralen Bewertungsmethoden hilft die Lösung den Unternehmen, den Rückstand an Automatisierungsmöglichkeiten zu bewältigen, auch in der Zeit nachdem die Berater das erste Projekt abgeschlossen haben. Die Mitarbeiter können jederzeit weitere Prozesse individuell in Procify hochladen, analysieren und dem Backlog hinzufügen. So sind Organisationen dazu in der Lage, schnell intelligente Automatisierungslösungen in großem Maßstab umzusetzen
Prozessdefinitionsphase legt das Fundament
Die Prozessdefinitionsphase beginnt, sobald das Backlog an Automatisierungsmöglichkeiten erstellt und priorisiert ist. In dieser Phase soll ein nahtloser Übergang zwischen allen Beteiligten geschaffen werden: Stakeholer, Business Analysts und das Team für die Bereitstellung der intelligenten Automatisierung müssen Hand in Hand arbeiten. Drei kritische Ergebnisse stehen hierbei im Fokus:
- Erstellung und Freigabe des Prozessdefinitionsdokuments (PDD)
- Überprüfung des High-Level Business Case (aus dem Rapid Process Assessment) und Definition des geschätzten und geplanten Nutzens
- Bestätigung der Delivery-Voraussetzungen
Während das Rapid Process Assessment auf der Ebene der Business Unit durchgeführt wird, ist die Prozessdefinition für jeden einzelnen Prozess erforderlich und eine notwendige Voraussetzung für die spätere Entwicklung.
Prozessdefinitionsdokument konkretisiert Geschäftsanforderungen
Das Prozessdefinitionsdokument (PDD) ist das wichtigste Dokument, das bei der automatisierten Delivery erstellt wird. Es definiert und dokumentiert die Aktivitäten und Entscheidungen des zu automatisierenden Prozesses auf Klick-Ebene. Die Erstellung des PDD vor Beginn der Entwicklung stellt den Vertrag zwischen den Stakeholdern auf Prozessebene und dem Delivery-Team dar.
Dieses vereinbarte Rahmenwerk schließt eine Verschlechterung des Umfangs während der agilen Delivery-Zyklen aus und erleichtert die pünktliche und budgetgerechte Lieferung. Der Business Analyst und die Fachexperten auf Prozessebene arbeiten während einer Reihe von intensiven Analysesitzungen zusammen und dokumentieren die für die Automatisierung erforderlichen Inputs und Outputs, Arbeitsabläufe, Prozessvarianten und Ausnahmen. Die Zusammenarbeit stellt sicher, dass das Unternehmen das Automatisierungsdesign mitgestalten kann und gleichzeitig die erforderliche Transparenz schafft, um die Lieferzyklen zu verkürzen.
Business Case muss validiert werden
Parallel zur Erstellung des PDD ist ein zweites wichtiges Ziel der Discovery-Phase die Validierung des während des Rapid Process Assessment generierten High-Level Business Case. Während der Prozess-Discovery-Sitzung bewertet der Business Analyst jeden Prozess auf einer granularen Ebene und validiert sowie verdeutlicht die Vorteile, die während des Rapid Process Scan identifiziert wurden. Da der Prozessumfang im PDD klar definiert ist, werden die geschätzten Vorteile in geplante, messbare Benefits umgewandelt, sobald die Lösung in der Produktionsumgebung in Betrieb genommen wird. Die Messung dieser Vorteile ist die Grundlage für erfolgreiche Automatisierungsvorgänge und zeigt die Auswirkungen der einzelnen Lösungen für das Unternehmen auf.
Checkliste als Bindeglied zwischen Discovery und Delivery
Die Entwicklung der kompletten Checkliste stellt das entscheidende Glied in der Kette zwischen Discovery und Delivery dar. Diese Delivery-Checkliste bietet den Übergangsrahmen und die Ausrichtung, die für das Design- und Entwicklungsteam erforderlich sind, damit es sich ein Bild machen und das Potenzial der Automatisierung nutzen kann.
Die Abstimmung mit den Bereichen IT-Sicherheit und Applications ist entscheidend, insbesondere bei Anwendungen, die zum ersten Mal mit der Automatisierung interagieren. Dazu gehören die Sicherung des Zugriffs und die Vorbereitung von Testdaten, um eine schnelle Iteration von Komponenten und ein effektives Testen der Einheiten zu ermöglichen. Die Teams vermeiden Verzögerungen und Kostensteigerungen, indem sie den Inhalt der Delivery-Checkliste erstellen und mit allen Stakeholdern kommunizieren.
Robotereinsatz nach mehrfachen Akzeptanztests
Die Entwicklung ist standortunabhängig, denn führende Automatisierungsexperten können Lösungen von überall und jederzeit liefern. Um eine effektive Umsetzung zu gewährleisten, die die im PDD definierten Geschäftsanforderungen erfüllt, braucht es die bewährte Methodik sowie Best Practices. Eine konsistente Kommunikation mit den Stakeholdern und die Implementierung von Peer-Code-Reviews sowie automatisierten Code-Prüfungen können die Zeit bis zur Markteinführung verkürzen und gleichzeitig die Erfüllung der Geschäftsanforderungen sicherstellen. Petze, ein Schwesterprodukt von Procify, überprüft RPA-Code automatisch und erfordert lediglich eine Lizenz und eine zuverlässige Internetverbindung.
Iterative Komponenten- und Smoke Tests, kombiniert mit anwenderseitigen Prüfungen, schaffen die Voraussetzungen für erfolgreiche Akzeptanztests, auch wenn Ingenieure und Kunden vielleicht auf der halben Welt verteilt sind. Experten bewerten darüber hinaus die Leistung der Roboter im Vergleich zu menschlichen Aktivitäten und kommunizieren das entsprechende Feedback. Zudem liefern sie die fachliche Anleitung, die den Vergleich in der realen Welt ermöglichen – ein kritischer Erfolgsfaktor. Jeder einzelne Anwendungsfall eines Prozesses muss mehrfach getestet und bewertet werden. Erst nachdem der Roboter die erwarteten Ergebnisse für alle Anwendungsfälle geliefert hat, kann der Testplan genehmigt und der Roboter eingesetzt werden.
Automatisierung auch per Fernzugriff
Die erfolgreiche, zuverlässige Ausführung in der Produktion ist der Maßstab für den Erfolg und der Übergang von der Bereitstellung zum laufenden Betrieb ist das grundlegende Ziel einer intelligenten Automatisierung mittels RPA. Unternehmen, die neu in die intelligente Automatisierung einsteigen, laufen Gefahr, die Komplexität und den Aufwand für einen stabilen, reibungslosen Betrieb von RPA zu unterschätzen.
Auch digitale Arbeiter brauchen Pflege und Aufmerksamkeit. Dabei stellt die physische Entfernung keine Herausforderung dar, denn Automatisierungsvorgänge können problemlos aus der Ferne durchgeführt werden – selbstverständlich unter Berücksichtigung der geschäftlichen und technischen Überwachungsmechanismen. Neben dem Fernzugriff auf alle wesentlichen Informationen und Systeme sind auch vollständig gehostete oder Cloud-basierte Modelle in der Automatisierungsinfrastruktur denkbar. Der Einsatz eines erfahrenen Partners kann den Übergang zum internen Management oder zur Plattform für langfristigen, kostengünstigen externen Support erleichtern. Support-, Wartungs- und Überwachungsdienste sind großartige Komponenten, die Unternehmen extern beziehen können. So haben die Teams die Möglichkeit, sich auf die Realisierung der Automatisierungsreise des Unternehmens zu konzentrieren.
Bei der Auswahl eines externen Dienstleisters sollten Unternehmen darauf achten, einen Sparringspartner mit langjähriger Erfahrung in der Unterstützung verschiedener Kunden durch den gesamten Lebenszyklus der Automatisierung zu wählen. Von der kontinuierlichen Unterstützung der Infrastruktur über ein dediziertes Störungsmanagement mit strikten Service Levels bis hin zu einem völlig sorgenfreien Erlebnis von RPA können gut aufgestellte Partner das gesamte Paket leisten.
Fazit
Der professionelle Einsatz von RPA verspricht kontinuierliches Wachstum der Reichweite und der Auswirkungen der Automatisierung auf den Geschäftserfolg. Zusätzlich zur Bereitstellung der Infrastruktur müssen Unternehmen auch die Anforderungen an Monitoring, Tracking, Reaktion auf Vorfälle und das Management von Änderungsanforderungen berücksichtigen. In Zeiten der Ungewissheit ist ein effektives, zuverlässiges Automatisierungsmanagement von entscheidender Bedeutung.
Roboyo ist ein dynamisches Team mit der Leidenschaft, moderne Lösungen und Technologien erfolgreich in Unternehmen zu implementieren. In ihrer täglichen Arbeit nutzt Roboyo Technologien im Bereich von Robotic Process Automation, Personal Robot Assistants und Artificial Intelligence.
