Autor – Heinz Wietfeld, Regional Manager bei Hyland
„Politik, Wirtschaft und Öffentliche Hand in ganz Deutschland und weltweit müssen umdenken, sie probieren völlig neue Arbeitsmodelle, Prozesse und sogar Geschäftsmodelle aus.”
Home Office, Telearbeitsplatz, Remote-Working – in den letzten Wochen sind viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen vom Büro in ihre eigenen vier Wände umgezogen. Während das Home Office in einigen Unternehmen auch schon zuvor fester Bestandteil des Arbeitsalltags war, hat dieser schnelle und ziemlich unvorbereitete Wechsel der Arbeitsbedingungen viele Unter-nehmen „kalt erwischt“ und vor große Heraus-forderungen gestellt: Wie kann ich sicherstellen, dass meine Mitarbeiter Zuhause genauso produktiv und komfortabel arbeiten können wie im Büro? Wie gebe ich ihnen Zugang zu den benötigten Ressourcen – E-Mails, Unternehmensdokumenten und -applikationen? Wie stelle ich sicher, dass die Zufriedenheit der Kunden weiterhin Priorität hat? Und: Wie geht all das sicher?
Obwohl die derzeitige Situation völlig neu und komplex ist, bietet dieses „ins kalte Wasser geworfen werden“ für IT-Verantwortliche in Unternehmen eine große Chance, der Digitalisierung und Etablierung digitaler Arbeitsplätze in Deutschland einen entscheidenden Schub zu geben, von denen Unternehmen und Mitarbeiter auch in Zukunft profitieren.
Von Zuhause aus zu arbeiten ist das Gebot der Stunde, wenn auch ein langgehegter Wunsch vieler Arbeitnehmer. Vor allem gut qualifizierte, vollzeitbeschäftigte Arbeitskräfte wünschen sich die Freiheit, auch aus dem Home Office arbeiten zu können. Das fand das Deutsche Institut für Wirtschaftsforschung schon 2016 in einer Befragung heraus. Dabei erhoffen sich die meisten Arbeitnehmer mehr zeitliche Autonomie sowie eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie [1].
Das Mindset hat sich verändert
Einer Umfrage des Bitkom zufolge, sträubten sich jedoch auch 2019 noch immer 60 Prozent der Unternehmen gegen das Home Office [2]. Die Gründe sind vielfältig: 33 Prozent gaben an, dass die Mitarbeiter dann nicht jederzeit ansprechbar seien, 29 Prozent, dass die tatsächliche Arbeitszeit nicht überprüft werden könne. Moderne Kommunikationstechnologien ermöglichen jedoch einen einfachen und vielfältigen Austausch der Mitarbeiter untereinander und eine Studie der Hans Böckler Stiftung belegte zudem, dass Personen, die im Home Office arbeiten, nicht weniger, sondern mehr arbeiten und Überstunden sammeln [3]. Die Sorgen der Arbeitgeber sind also teilweise unbegründet. Viel stärker wiegt da das Argument vieler Unternehmen (55 Prozent!), dass die Arbeit von Zuhause schlicht nicht vorgesehen sei, ganz nach dem Motto: Das haben wir schließlich noch nie so gemacht …
Genau an diesem Mindset hat jedoch die aktuelle Situation gerüttelt. Politik, Wirtschaft und Öffentliche Hand in ganz Deutschland und weltweit müssen umdenken, sie probieren völlig neue Arbeitsmodelle, Prozesse und sogar Geschäftsmodelle aus. Unternehmen verlegen ihre Angebote in den virtuellen Raum – Fitnessstudios bieten Online-Workouts an, Verlage stellen Inhalte verstärkt On-Demand zur Verfügung, ganze Messen werden in die Cloud verlegt – und natürlich arbeiten alle Personen, deren physische Anwesenheit für die Ausführung ihrer Tätigkeit nicht nötig ist, in Zeiten von Social Distancing sicher von Zuhause aus. Was wir sehen ist geballte Kreativität und der Antrieb, das Beste aus der Situation zu machen. Das ist für alle Beteiligten nicht immer leicht, aber eins wird schon jetzt deutlich: Die Lernkurve ist extrem steil und Unternehmen und Mitarbeiter lernen unglaublich schnell und viel darüber, wie Arbeit im 21. Jahrhundert (auch) aussehen kann, wenn digitale Möglichkeiten ausschöpft werden, die schon jetzt zur Verfügung stehen.
“Nur mit sicheren Kommunikations- und Collaboration-Tools können eingespielte Teams bei räumlicher Trennung auch weiterhin effizient ihre Aufgaben vorantreiben.”
Kreative Ideen als Vorbereitung für langfristige Strategien
Besondere Umstände erfordern besondere Maßnahmen – das ist derzeit das Motto vieler Unternehmen, die ihre Mitarbeiter produktiv und das Geschäft am Laufen halten wollen. Plötzlich ist es möglich, bestimmte Collaboration- und Video-Conferencing-Tools zu nutzen und neue Potenziale werden erschlossen. Der Kreativität sind (erst einmal fast) keine Grenzen gesetzt und verschiedene Möglichkeiten werden ausgetestet. Sicherheit steht dabei oftmals erstmal nicht im Fokus – ein potenzielles Einfallstor für Cyber-Kriminalität. Außerdem spüren Mitarbeiter und Verantwortliche, die mit einem System arbeiten, das nicht ursprünglich für Remote-Work vorgesehen war, schnell dessen Grenzen.
Kurzfristige Lösungen helfen dabei, die ersten Wochen zu überbrücken, doch müssen sich Unternehmen unabhängig davon, wie lange die derzeitige Situation vorherrscht, auch langfristige professionelle Lösungen überlegen: Welche Modern-Workplace-Strategie möchten wir fahren und welche Funktionalitäten sind essenziell?
“Moderne Mitarbeiter benötigen jederzeit und von überall aus einen sicheren und einfachen Zugang zu allen Unternehmensinhalten und -anwendungen.
Home Office ist mehr als E-Mails checken
Wenn man in den eigenen vier Wänden sitzt und versucht, seiner Arbeit wie gewohnt nachzugehen, spürt man schnell, dass es für produktive Heimarbeit mehr braucht als Zugang zu den Geschäfts-Mails. Dies sollte am heimischen Schreibtisch genauso leicht sein wie im Büro.
Moderne Mitarbeiter benötigen jederzeit und von überall aus einen sicheren und einfachen Zugang zu allen Unternehmensinhalten und -anwendungen, die sie für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Content-Services-Plattformen ermöglichen genau das. Sie bündeln sämtliche Inhalte und Applikationen an einem zentralen Ort und geben Mitarbeitern über einen einzigen sicheren Login (Single Sign On) Zugang zu einem persönlichen virtuellen Arbeitsbereich, der ihnen jeweils Zugang zu genau den Inhalten bietet, die relevant für deren Rolle oder Aufgabenbereich sind. Dabei bleibt die Benutzeroberfläche unabhängig vom verwendeten Gerät oder Zugriffsort immer gleich. So müssen sich Mitarbeiter nicht umgewöhnen, können den Laptop aufklappen, sich sofort ihren wichtigen Aufgaben widmen und z.B. Kundenanfragen auch weiterhin schnell und zuverlässig bearbeiten. Letzteres ist in Zeiten von Consumerization und gestiegenen Kundenanforderungen entscheidend, um eine hervorragende Customer Experience bieten und Kunden langfristig binden zu können.
Collaboration bedeutet vor allem: Kommunikation
Für viele Arbeitnehmer ist einer der großen Vorteile beim Arbeiten im Büro, der Kontakt mit den Kollegen: ein Plausch in der Kaffeeküche, eine kurze Nachfrage zu einem Projekt über den Schreibtisch hinweg, ein spontanes Brainstorming. Gerade weil diese Formen der unmittelbaren Interaktion im Home Office fehlen, ist die Kommunikation sogar wichtiger als sonst.
Unternehmen müssen daher ihren Mitarbeiter sichere Kommunikations- und Collaboration-Tools an die Hand geben. Das reicht von Anwendungen für Videokonferenzen und Chats bis hin zu Filesharing-Lösungen und Dashboard, die über den aktuellen Bearbeitungsstand bestimmter Projekte informieren. Nur so können eingespielte Teams bei räumlicher Trennung auch weiterhin effizient ihre Aufgaben vorantreiben.
Flexibilität für Prozesse und Workflows – aus der Cloud
Nicht zu unterschätzen ist auch der Aspekt, dass Unternehmensanforderungen sich ständig verändern – in unsicheren Zeiten noch mehr als sonst. Wenn es jeden Tag neue Regularien gibt und Geschäftsmodelle plötzlich auf den Kopf gestellt werden, müssen viele interne Abläufe angepasst werden. Das kann Beschaffungsprozesse betreffen genau wie Dokumentenfreigaben.
Damit diese Prozesse reibungslos und sicher ablaufen, sind Workflow-Tools und Anwendungen unerlässlich, die ohne Programmierkenntnisse von Mitarbeitern schnell und einfach an die neuen Gegebenheiten angepasst werden können – und das auch von Zuhause aus. Die Bereitstellung dieser Services aus der Cloud gibt Unternehmen zudem die nötige Skalierbarkeit und Flexibilität, um schnell auf Veränderungen reagieren zu können.
Es funktioniert!
Diese Erkenntnis werden sicher viele nach dem schnellen und nicht ganz freiwilligen Wechsel zur Heimarbeit mitnehmen. Es ist definitiv nicht immer leicht und in vielen Fällen noch verbesserungswürdig, aber das Wichtige ist: In den Köpfen von Arbeitgebern und Verantwortlichen wurde ein Schalter umgelegt. Home Office ist nun eine echte Option und Ergänzung zum Arbeiten im physischen Office. Der Digital Workplace ist eine Bereicherung für unsere Arbeitswelt, der Möglichkeiten eröffnet, die bisher bei weitem noch nicht ausgeschöpft wurden. Es bleibt also spannend, was Unternehmen aus dieser Erfahrung mitnehmen und auf welche neuen Konzepte sie in Zukunft setzen werden.
Hyland ist ein führender Anbieter von Content Services, der es Tausenden von Organisationen ermöglicht, ihren Kunden und Partnern eine bessere Experience zu bieten.
Referenzen
[1] Deutsches Institut für Wirtschaftsforschung, 2016: https://www.diw.de/de/diw_01.c.525999.de/wochenberichte/home_office_moeglichkeiten_werden_bei_weitem_nicht_ausgeschoepft.html
[2] Bitkom, 2019: https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Vier-von-zehn-Unternehmen-setzen-auf-Homeoffice
[3] Hans Böckler Stiftung, 2019: https://www.boeckler.de/de/pressemitteilungen-2675-homeoffice-und-flexible-arbeitszeiten-vaeter-machen-ueberstunden-muetter-auch-und-3102.htm
