Administration 4.0 –

Robotic Process Automation in Finance und Accounting

Von allen Seiten lautet die Botschaft an Unternehmen: Wer sich auch künftig in einem immer dynamischeren Marktumfeld behaupten will, muss die Chancen der digitalen Vernetzung ergreifen. Dabei denken viele zuerst an die Produktion. Die Transformation darf aber nicht an der Bürotür stoppen, „Industrie 4.0“ ist nicht mit „Administration 1.0“ möglich.

Mit von der Partie sind in diesem Wandel auch Systeme zur Robotic Process Automation (RPA). Diese agieren als „Kollege aus der Cloud“ wie ein virtueller Mitarbeiter. Sie benötigen keine eigenen komplexen Schnittstellen, sondern melden sich wie ein Nutzer im System an. Einmal eingeloggt, können sie Bilder und Schrift interpretieren, den Mauszeiger bewegen und Texte eingeben. Sie lernen, Software soweit zu verstehen und zu bedienen, dass regelbasierte transaktionale Tätigkeiten autark erledigt sowie Datenverknüpfungen aus unterschiedlichen Dokumenten und Systemen herstellt und verarbeitet werden.

Was kann der _‚Kollege aus der Cloud‘?

RPA-Technologie wird mittlerweile auch für Finanztransaktionsprozesse in Deutschland angeboten. Im Rahmen von Outsourcing-Projekten werden dazu alle Prozesse systematisch durch spezialisierte Mitarbeiter erfasst und im Zuge dessen eine optimale Automatisierungs-Strategie entwickelt. RPA erledigt Routinetätigkeiten anschließend verlässlich über Nacht. Alle Vorgänge werden dabei nachvollziehbar protokolliert und die Prozesse exakt nach Compliance ausgeführt.

Auch bei Lohnabrechnungen bewähren sich RPA-Technologien. Bei einem Pilotprojekt für die finnische Post, das Anfang 2015 vom Outsourcing-Dienstleister der Firmengruppe durchgeführt wurde, wurden Listen aus unterschiedlichen Quellen mit den Daten im System in Hinblick auf Änderungen der Beschäftigungsverhältnisse verglichen, die Datensätze aktualisiert und über Nacht in das ERP-System eingepflegt. Zusätzlich wurden in einer dreimonatigen Vorstudie die Tätigkeiten von 1.000 Mitarbeitern erfasst und dabei ermittelt, welche Aufgaben durch RPA verrichtet werden können. Nach einer sechsmonatigen Implementierungsphase wurden schließlich zehn Prozent der Arbeitslast mit RPA erledigt – eine zuverlässige Basis, um die Technologie nun in einem größeren Rahmen einzusetzen und weitere RPA-Einheiten zu implementieren.

Über weitere Zukunftsperspektiven dieser Technologie sprachen wir mit Christian Scherf, Geschäftsführer der OpusCapita GmbH.

„RPA wird einen ganz neuen Wirtschaftszweig begründen“

Herr Scherf, was waren die Beweggründe für die Einführung von RPA?

RPA als Technologie gliedert sich perfekt in unsere Outsourcing-Strategie ein: Für Kunden hat dies den Vorteil, dass der Dienstleister als Spezialist die Standardisierung und Automatisierung der ausgelagerten Finanztransaktionsprozesse vorantreibt, während sich der Kunde auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann.

Welche konkreten Vorteile entstehen durch RPA im Outsourcing-Einsatz?

Da wir die Technologie als Teil der Services in unserem eigenen Center anbieten, müssen die Kunden keine komplexe Veränderung ihrer IT vornehmen und sich nicht mit Auswahlprozess und Implementierung der passenden Software befassen. Dieser Prozess und die Weiterentwicklung sowie individuelle Anpassung an Änderungen auf Kundenseite liegen komplett bei uns als Dienstleister. Um dieser technologischen Verantwortung gerecht zu werden, haben wir ein Team aus RPA-Spezialisten gebildet. Bei der Software kooperieren wir mit verschiedenen Anbietern und sorgen so stets für die passendste Technologie. Das Ergebnis für die Kunden: Höhere Effizienz, Kostensenkung, detaillierte Dokumentation, bessere Skalierbarkeit und Compliance.

Wie wirkt sich RPA auf Geschäfts- und Beschäftigungsmodelle aus?

Grundsätzlich gilt: Wie beim Outsourcing insgesamt, legen wir auch mit dieser Technologie den Schwerpunkt auf Europa. Ein Trend der Outsourcing-Branche war die Kostensenkung durch Auslagerung der regelbasierten Routinetätigkeiten zu Offshore-Centern in entfernten Niedriglohngebieten. Diese Vorteile werden heute durch die Kombination aus RPA sowie On- und Nearshoring direkt in Europa erzeugt. Automatisierung hat für uns also einen höheren Stellenwert als reine Lohnkostenvorteile. Langfristig kündigt sich durch RPA dennoch ein großer Umbruch an, wirtschaftlich und bei der zukünftigen Gestaltung von Büroarbeit.

Welches wirtschaftliche Potenzial erwarten Sie?

RPA wird einen ganz neuen Wirtschaftszweig begründen. Zudem ist RPA der Vorbote einer Entwicklung, die durch die Revolutionierung der Büroarbeit das Verhältnis von Mensch und Arbeit auf gesellschaftlich relevante Weise verändern wird, wie auch Studien des McKinsey Global Institute [1] und der Oxford University [2]prognostizieren. In der industriellen Produktion ist ein hoher Automatisierungsgrad längst Standard. Ein ähnlicher Umbruch zeichnet sich durch RPA nun bei der Wissensarbeit an PCs ab.

Und was bedeutet diese Entwicklung für die Arbeit in Büros?

Dass die Technologie langfristig die Arbeitswelt verändern wird, ist sicher. Wie diese Veränderung genau verläuft, hängt aber stark von wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Faktoren ab. Ein Beispiel: Rationalisierung ist heutzutage nur eines von vielen Unternehmenszielen. Manche Arbeitgeber profitieren mehr, wenn stattdessen die Arbeitsplätze in ihrem Unternehmen attraktiver werden. Während RPA regelbasierte Tätigkeiten übernimmt, können sich die Mitarbeiter mit weniger Zeitdruck auf anspruchsvollere kognitive Aufgaben konzentrieren. In Zeiten des demografischen Wandels entsteht dadurch ein Wettbewerbsvorteil beim Werben um gesuchte Fachkräfte – insbesondere für mittelständische Unternehmen in ländlichen Regionen. Grundsätzlich ist abzusehen: RPA wird zwar nur wenige klassische Berufsfelder komplett infrage stellen, aber in fast allen Bereichen der Wissensarbeit die Tätigkeitsfelder der Beschäftigten verändern.

Welche Rolle sehen Sie für Ihr Unternehmen als Vorreiter beim Einsatz von RPA?

OpusCapita ist sich der gesellschaftlichen Relevanz dieser neuen Technologie bewusst. Als finnisches Staatsunternehmen haben wir in Finnland und Skandinavien bereits unsere Erkenntnisse zum Potenzial von RPA in die gesellschaftliche Debatte um die Zukunft der Arbeit eingebracht. Die Umsetzung der Digitalen Agenda der Bundesregierung wird auch in Deutschland Diskussionen fördern. Gern bereichern wir auch hierzulande die Debatte mit Argumenten und steuern Erfahrungen aus Finnland bei.

Herr Scherf, wir danken Ihnen für dieses aufschlussreiche Gespräch.

Referenzen

[1] http://www.mckinsey.com/insights/business_technology/disruptive_technologies

[2] http://www.oxfordmartin.ox.ac.uk/downloads/academic/The_Future_of_Employment.pdf

 www.opuscapita.de

Als Anbieter von Lösungen zur Automatisierung von Finanzprozessen per Outsourcing oder als Service unterstützt das finnische Staatsunternehmen OpusCapita seit über 20 Jahren mehr als 11.000 Kunden in über 50 Ländern. OpusCapita ermöglicht größeren mittelständischen und großen Unternehmen, Kosten einzusparen, Skalierbarkeit zu verbessern, Transparenz zu erhöhen und durch optimierte Prozesse Kontrollmöglichkeiten zu steigern.