Das digitale Universum – Informationen als wichtigste Handelsware

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    Interview mit Eva Bischoff, Geschäftsführerin der BCT Deutschland GmbH

     

    Die Digitalisierung führt innerhalb von Unternehmen zu einer rasanten Zunahme von Informationen. Mit ganzheitlichen IT-Lösungen können diese auch in Zukunft gewinnbringend genutzt werden. DIGITUS im Gespräch mit Eva Bischoff, Geschäftsführerin der BCT Deutschland GmbH.

    Frau Bischoff, die Digitalisierung der Arbeitswelt ist in aller Munde. Gibt es Branchen, die besonders aktiv werden sollten, um auch in Zukunft erfolgreich auf dem Markt zu bestehen?

    Grundsätzlich sollte inzwischen jedes Unternehmen und damit auch jede Branche den digitalen Wandel für sich nutzen. Das produzierende Gewerbe geht hier bereits voran und auch der Dienstleistungssektor nutzt immer stärker die Möglichkeiten der Digitalisierung, um sein Portfolio zu erweitern.Ein gutes Beispiel ist die Branche der Steuerberater: Bisher wurden steuerrechtlich relevante Unterlagen und Belege in Papierform zum Steuerberater gebracht. Heutzutage können Mandanten über eine cloudbasierte Plattform auf digitale Produkte und Dienstleistungen der Kanzlei zugreifen, das klassische Geschäftsmodell des Steuerberaters hat sich entsprechend den neuen ‚digitalisierten‘ Anforderungen und Bedarfen angepasst.

    Veränderte Geschäftsmodelle sind also eine direkte Folge der Digitalisierung?

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    Absolut. Aber es entstehen auch ganz neue Unternehmensformen. Beiden Entwicklungen ist gemein: Sie reagieren auf die Bedarfe der Kunden und machen wettbewerbsfähig. Wenn Unternehmen ihre Kernkompetenzen durch die Nutzung der Digitalisierung stärken können, gehen sie einen Schritt weiter: Unternehmenserfolg im digitalen Zeitalter lässt sich vor allem durch regelmäßige Evaluation der eigenen Strategie erreichen. Aber auch ein gutes Gespür für Tendenzen und Entwicklungen ist wichtig. Zukunftsorientierte Entscheidungen sollten in einem Gesamtkontext getroffen werden, der über Abteilungs-, Prozess- und sogar Unternehmensstrukturen hinausgeht. Die große Herausforderung liegt schlussendlich darin, Netzwerke zu schaffen, bei denen in Co-Creation an der Verwirklichung gemeinschaftlicher Ziele gearbeitet wird.

    Auf welchen konkreten Maßnahmen fußt die Realisierung dieser neuen Netzwerke?

    Die strategische und technische Basis für eine erfolgreiche Transformation des Unternehmens – und vor allem für eine stetige Weiterentwicklung – bilden die Schlagworte Bricks, Bytes und Behaviour. Im Einzelnen ist damit gemeint, dass Arbeitsräume (Bricks) flexibler genutzt werden, entsprechend der jeweiligen Tätigkeit der Mitarbeiter beispielsweise auch als Ruhezone oder Team-Office. Zusätzlich zu den unternehmensinternen Arbeitsbereichen können Tätigkeiten auch von unterwegs oder im Homeoffice erledigt werden.

    Um diese verschiedenen Formen des ‚neuen Arbeitens‘ aus technischer Sicht umzusetzen, bedarf es neuer Arbeitswerkzeuge (Bytes), mit denen im Unternehmen über Mobile Devices vernetzt miteinander gearbeitet werden kann. Sämtliche Informationen lassen sich via Cloud-Computing zu jeder Zeit und von überall abrufen, bearbeiten und mit anderen teilen. Darüber hinaus werden dank spezifischer IT-Bürolösungen auch alle relevanten Akteure der gesamten Wertschöpfungskette in den Austausch einbezogen.

    Erfolgreich genutzt werden können räumlich und technisch optimierte Arbeitskonzepte (Behaviour) aber nur dann, wenn Unternehmen und Mitarbeiter eine gemeinsame Vision verfolgen, Stichwort: Change Management. Die Mitarbeiter müssen bei Veränderungen frühzeitig abgeholt und eingebunden werden; klassische hierarchische Strukturen weichen flexiblen Netzwerken, in denen sich Mitarbeiter zu Smart-Working-Experten weiterbilden, die ihre Aufgaben selbstständig und mit dem nötigen Freiraum gemäß vorheriger Absprachen erledigen.

    Welche Arbeitswerkzeuge gewährleisten bereits heute ein gewinnbringendes Informationsmanagement?

    Wissen und Informationen sind zur wichtigsten Handelsware von Unternehmen geworden und sollten sich in ihren Produkten und Dienstleistungen widerspiegeln. IT-Experten wie wir geben Unternehmen komponentenbasierte Software-Lösungen an die Hand, um das auf allen wesentlichen Ebenen entstehende Wissen wirtschaftlich nutzbar zu machen. So ist beispielsweise ein digitales Archiv nötig, das alle ein- und ausgehenden Dokumente enthält. Mit erweiterten Lösungen werden alle Informationen in vorhandene Prozesse und Workflows eingebunden. Auf diese Weise werden wiederkehrende Abläufe digital abgebildet und unternehmensweit standardisiert. Und zu guter Letzt lassen sich Informationen auch für alle relevanten Akteure innerhalb der Wertschöpfungskette einfach und benutzerfreundlich zur Verfügung stellen.

    Und welche Technologien werden zukünftig eingesetzt?

    In Zukunft rücken Collaboration und vor allem Co-Creation noch stärker in den Mittelpunkt der Unternehmenskultur. Auch auf technologischer Seite wird der Anspruch auf Flexibilität und Individualität steigen: In einem Unternehmen gibt es zahlreiche Mitarbeiter mit unterschiedlichen Funktionen und Arbeitsweisen. Die für den Einzelnen benötigten Informationen liegen in verschiedenen Systemen und Abteilungen. Eine adäquate Informationsmanagement-Software muss daher ermöglichen, dass jeder Mitarbeiter einfach an benötigte Informationen gelangt. Darüber hinaus müssen einzelne Vorgänge und die erfolgten Arbeitsschritte auch langfristig transparent und nachvollziehbar sein.

    Damit Mitarbeiter ‚Smart Worker‘ werden, die eigenverantwortlich in einem übergreifenden Netzwerk agieren, benötigen sie eine ganzheitliche Enterprise-Information-Management-Software, die hochwertige Informationen sofort, kontextsensitiv und nachvollziehbar bereitstellt. Es wird also keine Insellösungen in den verschiedenen Abteilungen geben, sondern eine Software, die alle benötigten Informationen aus allen genutzten Systemen abgreifen kann. Diese kann als personenspezifische App oder in Form eines Webportals genutzt werden.

    Welche Vorteile ergeben sich aus diesem ganzheitlichen Softwaresystem?

    Für die Mitarbeiter kommen Apps dem grundsätzlichen Bedürfnis entgegen, mit mobilen Endgeräten arbeitszeit- und arbeitsplatzunabhängig zu agieren; gleichzeitig verfügen sie über Funktionen, die auf die spezifische Arbeitsweise des Sachbearbeiters zugeschnitten sind. Sie sind intuitiv zu bedienen und unterstützen bei den täglichen Abläufen. Webportale als Arbeitsplattformen sind wiederum nützliche Werkzeuge, um Serviceanfragen in Echtzeit bearbeiten zu können. Inzwischen nutzen Kunden für die Kontaktaufnahme mit einem Unternehmen zusätzlich zu Brief, Telefon und E-Mail auch Social-Media-Kanäle. Daher ist es wichtig, dass im Unternehmen ein medienübergreifendes Omni-Channel-Response-Management sinnvoll umgesetzt wird.

    Ein gewinnbringendes Informationsmanagement umfasst also sowohl die Strukturierung aller innerbetrieblichen Informationsflüsse als auch jene zwischen Unternehmen und allen Akteuren der Wertschöpfungskette.

    Vielen Dank Frau Bischoff für diese Einblicke in moderne Informationmanagement.

    www.bctsoftware.de

    BCT wurde 1985 in den Niederlanden gegründet und ist seit 2010 als BCT Deutschland in Aachen vertreten. Mit seinen innovativen, branchenübergreifenden Softwarelösungen bietet BCT Unternehmen und Organisationen jeder Größe ein umfassendes Enterprise Information Management (EIM), um bestehende Geschäftsmodelle an den digitalen Wandel anzupassen oder gänzlich neu zu definieren