Freier Fall. Digitalisierung stellt klassische IT auf den Kopf

    Autor – Heinz Gerd Klein, Leiter Business Development, RDS Consulting GmbH

    Wir erleben gerade eine spannende Zeit voller Innovationen. Wer aufmerksam die Branchen-News verfolgt, kommt aktuell kaum an dem Begriff der Digitalen Transformation vorbei. Zu diesem Thema sprach das DOK.magazin mit Heinz Gerd Klein, Leiter Business Development der RDS Consulting GmbH.

    Herr Klein, in der IT-Branche gab es schon immer neue Entwicklungen, was macht die Digitale Transformation zu so einem großen und neuen Trend-Thema?

    Diese Frage stellen auch unsere Kunden immer wieder. Oft hört man, dass dies nur ein neuer Trend-Begriff sei, der einen schon immer stattfindenden Fortschritt in der IT-Branche beschreibt. In gewisser Weise stimmt das auch, doch damit soll zum Ausdruck gebracht werden, dass diese Entwicklungen exponentiell ansteigen und eine neue Geschwindigkeit erreicht haben. Der amerikanische Autor Ray Kurzweil zeigt dies in seinem Essay „The Law of Accelerating Returns“ sehr treffend mit der technologischen Entwicklung von der Erfindung des Telefons bis zum Internet. Neue Technologien kommen immer schneller auf den Markt und werden auch von Endkonsumenten genutzt.
    Cloud-Technologien beispielsweise werden schon längst privat genutzt, um Fotos, Musik oder private Dokumente dauerhaft abzuspeichern. Doch der deutsche Mittelstand ist hier noch zögerlich, laut einer Studie der BITKOM und der KPMG nutzen erst 44 Prozent der deutschen Wirtschaft Cloud-Technologien. In Europa sind aktuell die skandinavischen Länder auf den ersten Rängen bei der Digitalisierung – Deutschland nimmt laut European Commisson nur Platz 10 ein. Als IT-Unternehmen, das seit über 30 Jahren die Entwicklungen des Marktes beobachten konnte, machen wir uns natürlich Gedanken darüber wie die Digitalisierung unsere Arbeit noch weiter beeinflussen wird.

    Wie kommen mittelständische Unternehmen bei diesem Tempo mit und profitieren von dem Wandel?

    Jedes Unternehmen ist einzigartig und braucht daher eine individuelle Strategie für den Digitalen Wandel – das ist wahrscheinlich nicht die Antwort, die Sie hören wollten. Doch es ist so – eine Universal-Strategie gibt es nicht. Nicht jedes Unternehmen muss mobile Geräte oder Social-Business-Anwendungen einsetzen. Doch es ist wichtig, die Vorteile und die neue Flexibilität für sich zu nutzen, um im Wettbewerb mithalten zu können. Wer jetzt nicht die passende Strategie entwirft, die darauf ausgerichtet ist, schnell auf Veränderungen zu reagieren, könnte schon in wenigen Jahren uneinholbar hinter der Konkurrenz liegen. Doch damit möchte ich keine Panik verbreiten. Eine Schritt-für-Schritt-Flexibilisierung der IT sowie eine stärkere Verknüpfung mit anderen Bereichen des Unternehmens kann echte Mehrwerte schaffen.
    Zudem betrifft der Wandel nicht mehr nur die IT-Abteilung eines Unternehmens, sondern das gesamte Business. IT-Verantwortliche sind heute nicht mehr nur für die Administration und die Wartung von Hardware zuständig, sie beeinflussen mit den von ihnen zur Verfügung gestellten Tools und Softwares maßgeblich die tägliche Arbeit des gesamten Unternehmens.

    Welche Vorgehensweise empfehlen Sie Ihren Kunden?

    Um hier optimal zu reagieren und die Potentiale der eigenen Firma zu erkennen, sollte zu Beginn eine Standortbestimmung stattfinden und die Fragen beantwortet werden, wie „Wo stehe ich aktuell mit meiner IT? Können beispielsweise mit Cloud-Services meine IT-Kosten gesenkt werden – bei gleichbleibender Qualität?“ Gerade jetzt unterliegen die Prozesse eines Unternehmens stetigen Veränderungen. Wir empfehlen unseren Kunden, die Prozesse immer wieder hinsichtlich der Effizienz und Produktivität zu überprüfen. Durch eine Digitalisierung der Prozesse können vernetzte und fließende Arbeitsabläufe geschaffen werden.
    Für unserer Kunden Hephata Wohnen gGmbH haben wir z. B. die Stammdatenerfassung digitalisiert und zudem die beiden strategischen Plattformen SAP und SharePoint verbunden. Die Lösung ist so angelegt, dass sie zukünftig auch mobil im ambulanten Dienst genutzt werden kann. Bei Hephata findet aktuell genau diese Schritt-für-Schritt-Digitalisierung statt.

    Wie kann Ihrer Meinung nach mehr Flexibilität in die klassischen Geschäftsprozesse gebracht werden?

    Auch wir haben über diese Frage nachgedacht, denn jedes IT-Projekt braucht Zeit. Nachdem Anbieter verglichen, eine Lösung ausgewählt und implementiert wurde sowie die Mitarbeiter sich an die neue Software gewöhnt haben, kann aus betriebswirtschaftlicher Sicht nicht schon die nächste Neuerung, die auf den Markt gekommen ist, eingeführt werden. Gartner, eines der führenden IT-Markforschungsunternehmen, erklärt in einer Studie, dass Unternehmen von nun an eher „instabile“ Prozesse benötigen, um ihre Geschäftsabläufe abzubilden. Das klingt im ersten Moment nicht besonders positiv, bedeutet aber eine hohe Flexibilität.
    Wir reagieren auf diese Entwicklungen mit unserer Lösung, dem „Digitalen Vorgangsmanagement“. Hier können Prozesse jederzeit umgestaltet und an spezifische Anforderungen angepasst werden. Unterschiedliche Berechtigungsstufen innerhalb der Vorgänge gewährleisten die absolute Datensicherheit. Den Nutzern stehen in den für sie relevanten Stufen alle nötigen Informationen in einem gemeinsamen Kontext zur Verfügung. Rollenbasierte Sichten und ein persönliches Dashboard schaffen Transparenz und geben eine Übersicht über persönliche Aufgaben sowie den Status der Prozesse – für Mitarbeiter und Management. Die Verknüpfung mit Skype for Business sorgt für einen unkomplizierten Austausch – direkt aus der Lösung heraus. Unabhängig vom Betriebssystem kann es auf dem allen mobilen Geräten intuitiv genutzt werden.

    Digitales Vorgangsmanagement mit SharePoint und run:documents

    Gehört die Mobilisierung der Prozesse grundsätzlich zu einer erfolgreichen Umsetzung der Digitalen Transformation im Unternehmen dazu?

    Das kann man so pauschal nicht sagen. Uns ist es wichtig, immer ganz genau zu gucken, welche Schritte sich für einen Kunden wirklich lohnen und daher raten wir auch schon mal von einer Mobilisierung ab, wenn es nur auf Grund von Begehrlichkeiten geschieht. Doch es ist nicht abzustreiten, dass die Mobilisierung oft ein sinnvoller Schritt ist, da auch Arbeitsplätze immer flexibler werden und um hier die nötige Sicherheit und Effizienz zu gewährleisten ist eine individuelle mobile Strategie eine Grundvoraussetzung. Auf der IT & Business zeigen wir beispielsweise in diesem Jahr eine App, die den Vertrieb mobilisiert, lästige Produktkataloge ersetzt und durch ein mobiles CRM noch zusätzlich ergänzt werden kann.

    Welche Marktvorteile bringt die Digitalisierung?

    Unternehmen aller Branchen müssen sich den neuen Herausforderungen stellen, wenn sie die Digitalisierung für sich nutzen wollen. Es gibt „digitale Spielregeln“, die verstanden und zum eigenen Vorteil genutzt werden sollten – kreativ und ganzheitlich. Die Verschmelzung von Business und IT stellt uns alle vor neue Möglichkeiten und eine effiziente Zusammenarbeit ist von größerer Bedeutung als zuvor. Keine Abteilung steht mehr für sich alleine, Informationen müssen geteilt und genutzt werden. Auch der Austausch mit Kunden wird schneller und die Erwartung an Services steigen. Zudem wird durch die Digitale Transformation auch der Wettbewerb über die nationalen Grenzen hinweg rasant beschleunigt. Das Internet ermöglicht zudem eine nie so dagewesene Markttransparenz über Leistung, Preis und Qualität, wodurch die Erwartungen der Kunden massiv steigen. Der Kunde wird zum Treiber.
    Diese Fakten sind aber auch eine Chance, sich auf dem Markt besser zu präsentieren und damit für einen deutlich größeren Kundenkreis sichtbar zu sein. Jedes Unternehmen hat jetzt die gleichen Chancen, sich und seine Produkte den internationalen Konsumenten vorzustellen.

    Herr Klein, wir danken Ihnen für dieses anregende Gespräch.

    www.rds.de

    Heinz Gerd Klein, Leiter Business Development der RDS Consulting GmbH. Die RDS ist ein mittelständisches IT-Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen aus Düsseldorf. Sie berät ihre Kunden auf Basis langjähriger Praxiserfahrungen und entwickelt agile Software-Lösungen für die Herausforderungen der Kunden – seit über 30 Jahren.