E-Invoicing als strategische Basis für modernes Finanzmanagement

    Autoren – Christian Scherf, Geschäftsführer, und Jarkko Kerkola, Presales Director, beide OpusCapita GmbH

    E-Invoicing liegt im Trend: In Europa wird im öffentlichen Sektor und zwischen Unternehmen bereits knapp ein Viertel der Rechnungsvorgänge elektronisch abgewickelt, in Deutschland 27 Prozent. Europa ist hier der Vorreiter; global liegt der Anteil elektronischer Rechnungsvorgänge derzeit noch unter acht Prozent. Die Standardisierungen der elektronischen Rechnungsabwicklung – ZUGFeRD auf nationaler Ebene, PEPPOL auf europäischer Ebene – sind längst zum Innovationsmotor für weiterführende Optimierungsansätze geworden.

    E-Invoicing im Unternehmen einzuführen, stellt in der Regel keine Hürde mehr dar: Technische Voraussetzungen sind schnell geschaffen. Doch ist E-Invoicing nur der Anfang. Der digitalisierte Rechnungsverkehr hat den Möglichkeiten des modernen Liquiditätsmanagements die Tür geöffnet und ebnet den Weg für effizientes Working Capital Management und optimierte Supply Chain Finance (SCF).

    Digitales Rechnungsmanagement optimiert Working Capital

    Auch wenn Rechnungen digital und standardisiert ein- und ausgehen, ist noch nicht sichergestellt, dass sie auch auf dem Bearbeitungsweg digital gemanagt werden. Ausdrucke für Archivierung oder Freizeichnung sind oft noch fester Bestandteil der Rechnungsprozesse – insbesondere in mittelgroßen Unternehmen. Mit jeder Unterbrechung des digitalen Flusses, mit jedem Ausdruck entstehen aber Kosten und Zeitverluste. Auch in den Infrastrukturen – Druckern und Scannern – und deren laufenden Kosten ist Kapital gebunden, das zielführender für Investitionen eingesetzt werden kann.

    Herausforderung für Käufer und Lieferanten
    Herausforderung für Käufer und Lieferanten

    Um die Bearbeitungskette optimal zu organisieren, sind digitale Lösungen notwendig. Dadurch kann gebundenes Working Capital freigesetzt, Laufzeiten reduziert und der Arbeitsaufwand minimiert werden. Zeitnahe Freizeichnungen werden auch durch mobile Schnittstellen unterstützt – beispielsweise auf Dienstreisen selbst per Smartphone. Digitale Archive speichern alle Vorgänge und Dokumente revisionssicher. So steigt die Transparenz der aktiven Rechnungsprozesse zugunsten des strategischen Cash-Flow-Managements: Kostenersparnisse und freigesetzte Liquidität können zielführend erkannt, Investitionen leichter, kostengünstiger und mit weniger Sicherheiten finanziert werden.

    Supply Chain Finance sichert Liquidität

    Unternehmen setzen auf die Zuverlässigkeit und Stabilität ihrer Zulieferer. Mit optimalem Supply Chain Management kann aktives Lieferanten-Onboarding für alle Zulieferer auf einer gemeinsamen Plattform betrieben werden. SCF sorgt dafür, dass Lieferanten ihre Rechnungen mit geringerem Aufwand und frühzeitiger bezahlt bekommen als herkömmlich, wobei das kaufende Unternehmen dafür längere Zahlungsfristen in Anspruch nehmen kann. Mit einer optimierten Rechnungsverwaltung im Unternehmen können Forderungen der Zulieferer weit vor dem Zahlungsziel beglichen werden. Zahlungen erfolgen automatisiert auf Basis einer vom Käufer genehmigten Rechnung.

    Dadurch unterscheidet sich SCF von anderen Finanzierungsformen, wie zum Beispiel Factoring. Die schnelle Zahlungsabwicklung stärkt die finanzielle Stabilität und Liquidität strategisch bedeutsamer Lieferanten und minimiert das Risiko von Versorgungsstörungen in der Lieferkette. Das steigert die Effizienz und Kostentransparenz der Beschaffung und stärkt die Position bei der Verhandlung von Einkaufskonditionen und Rabatten.

    Lieferanten profitieren mit SCF von deutlich niedrigeren Zinsen im Vergleich zu anderen Finanzierungsformen – unterstützt durch die zumeist bessere Bonität des Käufers ihrer Waren. Entscheidet sich ein Lieferant für die Teilnahme an SCF, muss nach dem Wareneingang nur noch seine Rechnung geprüft und genehmigt werden. Der Lieferant erhält dann innerhalb weniger Tage sein Geld, statt wie bisher 14, 30 oder mehr Tage darauf warten zu müssen. Kurz: Supply Chain Finance steigert die Wirtschaftlichkeit beider Seiten: Unternehmen profitieren von verbesserten Skontobedingungen und einem gesicherten Versorgungsfluss, Zulieferer steigern ihre Liquidität und stabilisieren dadurch ihre Geschäftslage.

    SCF-Software aus der Cloud verfügbar

    Konditionen für SCF basieren auf der Kreditwürdigkeit des kaufenden Unternehmens und damit auf Zinssätzen, die zumeist günstiger sind als die seiner Lieferanten. Das stärkt deren Motivation zur Teilnahme, da dadurch die Finanzierungskosten sinken. Ein SCF-Programm einzurichten erfordert in der Regel einen Aufwand von 20.000 bis 50.000 Euro. Darüber hinaus wird eine jährliche Servicegebühr für die administrativen Prozesse sowie die Wartung und Weiterentwicklung der Software erhoben.

    Die SCF-Software wird aus der Cloud zur Verfügung gestellt und kann somit jederzeit und überall eingesetzt werden. Als Voraussetzung für die Implementierung werden einzig Informationen über das bestehende unternehmensinterne Finanzsystem benötigt und eine Kooperation bei der Einrichtung der notwendigen, dazugehörigen Schnittstellen. Für die vertragliche Gestaltung der Zusammenarbeit mit einer Bank stellt OpusCapita vorbereitete Dokumente und Muster bereit. Ein wesentlicher Baustein für das Funktionieren von SCF ist dabei die zeitnahe Abwicklung der Prüf- und Genehmigungsprozesse für die eingehenden Lieferantenrechnungen, die eine schnelle Rechnungsabwicklung ermöglichen.

    Einsatz einer SCF-Lösung: Ablaufschema
    Einsatz einer SCF-Lösung: Ablaufschema

    Individuelle Bedarfsanalyse vor der Implementierung

    Bei der Einrichtung eines SCF-Services ist es wesentlich, zunächst gemeinsam mit dem unternehmensinternen Finanzbereich die Eignung und den Nutzen von SCF für das Unternehmen zu untersuchen. Bestimmende Faktoren wie Beschaffungsvolumen, Anzahl der Lieferanten sowie das in Frage kommende durchschnittliche Finanzierungsvolumen müssen dabei näher betrachtet und Lieferanten nach strategischem Wert und Volumen analysiert werden. Im Fokus stehen dabei außerdem Beschaffungsprozesse und deren Kompatibilität mit den SCF-Abläufen. Beispielsweise müssen die Prozesse rund um Einkaufsgenehmigungen und Rechnungsfreigaben auf das SCF-Ziel einer zügigen Finanzierungsabwicklung ausgerichtet werden. Die Optimierung der gesamten Prozesse ist idealerweise gleichzeitig Gegenstand der Ausgangsanalyse, um das maximale Potenzial eines SCF-Services zu heben. Dazu gehört beispielsweise, Regeln für die Behandlung von Reklamationen und Rückweisungen aufzustellen und dadurch die gesamte Kette vom Vertrag oder Auftrag bis zur Begleichung der Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten gemeinsam auszugestalten.

    Als weiteres zentrales Element gilt es zu beachten, spezifische Lieferantenzugänge einzurichten. Schulungen und ständiger Support tragen dazu bei, dass wichtige Lieferanten in das System integriert werden können. Vorteilhaft ist dabei auch, dass Lieferanten, die bereits bei einem anderen Käufer für SCF qualifiziert sind, keine zusätzliche Zugangseinrichtung mehr benötigen.

    Anwendungsbeispiele und Fazit

    Die folgenden Beispiele führen abschließend noch einmal die positiven Effekte von Supply Chain Finance-Lösungen vor Augen:

    Beispiel 1: Ein Unternehmen mit 800 Millionen Euro Jahresumsatz und 500 Millionen Euro im Einkauf hat insgesamt 4.500 Zulieferer – 200 davon stellen 30 Prozent des Einkaufsvolumens. 70 Prozent des Einkaufs werden durch Supply Chain Finance abgedeckt. Zahlungsziele werden von 30 auf 60 Tage harmonisiert. 28,7 Millionen Euro Working Capital werden dadurch jährlich freigesetzt, 140.000 Euro an Zinszahlungen eingespart. Durch die intensivierte zuverlässige Zusammenarbeit mit den Topzulieferern können bessere Mengenrabatte verhandelt werden.

    Beispiel 2: Ein Unternehmen konzentriert durch SCF sein Beschaffungsvolumen von 100 Millionen Euro auf wenige, dafür begünstigte Zulieferer: Teilten sich zuvor 30 große Lieferanten 30 Prozent der Einkäufe, versorgen danach nur noch 15 Lieferanten das Unternehmen mit 45 Prozent der Einkäufe – und gewähren dabei im Schnitt 1,5 Prozent höhere Rabatte.

    Beispiel 3: Ein Unternehmen wendet im Jahr 50 Millionen Euro für Beschaffungen auf. Der Zinssatz für Bankdarlehen beträgt drei Prozent. Durch die Verlängerung der Zahlungsfristen von 30 auf 90 Tage setzt es acht Millionen Euro Working Capital frei und spart somit Kreditkosten von 250.000 Euro.

    Auf dem Weg der Prozessoptimierung im Unternehmen ist E-Invoicing der erste Schritt – und Veranstaltungen wie der Elektronische Rechnungstag sind dabei wichtige Impulsgeber, um Wachstumspotenziale im Bereich Working Capital und Supply Chain Management auszuloten.

    www.opuscapita.de

    Christian Scherf, Geschäftsführer, Jarkko Kerkola, Presales Director, beide OpusCapita GmbH. Als Anbieter von Lösungen zur Automatisierung und Optimierung von Finanzprozessen – per Outsourcing oder als Service – unterstützt das finnische Staatsunternehmen seit über 20 Jahren mehr als 11.000 Unternehmen in über 50 Ländern dabei, Kosten einzusparen, Skalierbarkeit zu verbessern, Transparenz zu erhöhen und Kontrollmöglichkeiten zu steigern.

    Veranstaltung zum Thema
    Elektronischer Rechnungstag 2015
    12. bis 13. Oktober 2015, München

    Anwenderkonferenz zum Einsatz von elektronischen Rechnungen
    Der Elektronische Rechnungstag ist ein exklusiver Austausch zu Projekterfahrungen beim Einsatz von elektronischen Rechnungen mit Fallbeispielen und Expertenvorträgen.
    www.rechnungstag.de