Portalstrategie vs. ECM-Lösungen

    Autor – Wolfgang Munz, CEO bei der dataglobal GmbH

    Viele ECM-Strategien und auch das Produktdesign der meisten ECM-Hersteller gehen von zwei grundlegenden Prämissen für das Informationsmanagement im Unternehmen aus. Erstens, alle Informationen können in einem einzigen Repository – in der Regel das gewählte ECM-System – verwaltet werden. Zweitens, für die Entwicklung von Anwendungslösungen wird vorrangig die ECM-Plattform genutzt.

    Die Realität in den Unternehmen sieht jedoch in der Praxis ganz anders aus. Die Anzahl der in den Unternehmen genutzten Systeme hat in den letzten zehn Jahren nicht etwa zugunsten von ECM-Plattformen abgenommen, sondern genau das Gegenteil ist passiert. Dokumente und Informationen werden heute auf noch mehr Plattformen und Systemen verwaltet als früher. Neben dem ECM-System werden immer noch viele Dateien im Filesystem auf Servern oder Filern abgelegt. Vielerorts bringen Anwendungssysteme wie ERP oder CRM eigenständige, konkurrierende Dokumentenablagen mit. SharePoint hat sich in vielen Unternehmen zur Adhoc-Ablage von Projektdokumenten etabliert.

    ECM als unternehmensweite Lösung?

    Getrieben von der Consumerization-of-IT, eröffnen zudem immer mehr Unternehmen ihren Nutzern neue Möglichkeiten des Umgangs mit Informationen auf der Basis von Social Collaboration. Oftmals stehen auch diese Plattformen für Messaging, Adhoc-Collaboration und Projektorganisation in Konkurrenz zu den bereits existierenden ECM-Plattformen. Sogar Public Cloud Lösungen knabbern am ECM-Kuchen. In einer aktuellen IDG-Studie gaben vier von fünf Unternehmen an, dass Plattformen wie Google Drive/Docs, Dropbox oder ähnliche für die interne und externe Ablage von Dokumenten genutzt werden – und das, obwohl in fast der Hälfte der Fälle diese Nutzung nicht von der IT autorisiert ist [1].

    Mit neuen Nutzungsformen kommt ein weiteres Phänomen auf, das traditionellen ECM- oder Dokumentmanagementansätzen Kopfzerbrechen bereitet: Immer weniger Informationen werden in der klassischen Form eines Dokuments dokumentiert. In Social-Collaboration-Plattformen bestehen Informationen oft aus einem Bündel von Dokumentschnipseln, Kommentaren, Messaging-Verläufen, Audiomitschnitten, Videos usw. Diese Informationsbündel lassen sich – zumindest während der aktiven Weiterbearbeitung – aus formatspezifischen und technischen Gründen oftmals nicht sinnvoll in ECM-Plattformen übernehmen. An eine Steuerung von Abläufen oder Prozessen aus dem ECM-System heraus ist gar nicht zu denken. Bestenfalls gelingt noch die Archivierung, wenn die Daten nicht mehr aktiv genutzt werden.

    Ein letztes Problem ist weitgehend hausgemacht von der ECM-Branche. ECM-Systeme sind notorisch dafür bekannt, wenig bis keinerlei Interoperabilität untereinander zu erlauben. Wenn ein Hersteller sein System als das alleinseligmachende Repository betrachtet, macht es aus seiner Sicht auch keinen Sinn, anderen ECM-Systemen Zugang zu den Daten zu geben. Wer einmal versucht hat, Daten übergreifend über mehrere ECM-Systeme zu nutzen, kann ein Lied davon singen. In vielen Unternehmen wird das jedoch häufig gefordert. Durch den Zusammenschluss von Unternehmen oder schlichtweg dadurch, dass sich zwei oder mehr Abteilungen oder Bereiche für Anwendungslösungen aufbauend auf verschiedene ECM-Produkte entschieden haben, werden in vielen Unternehmen mehrere ECM-Systeme parallel genutzt.

    Vom „Enterprise“ im Begriff Enterprise Content Management bleibt also in der Praxis häufig nicht viel übrig. Sogar der ECM-Kompetenzbereich im BITKOM-Verband, naturgemäß nicht als besonders kritisch gegenüber ECM-Strategien bekannt, stellt in seiner aktuellen ECM-Nutzungsstudie fest, dass nur vier von zehn Unternehmen ihre ECM-Systeme unternehmensweit nutzen oder nutzen wollen [2]. Im Umkehrschluss sind ECM-Systeme demnach in der deutlichen Mehrheit der Unternehmen nur eine von vielen Plattformen für das Informationsmanagement mit Dokumenten. Dass viele ECM-Hersteller immer noch versuchen, ihre Kunden auf eine einzige – die eigene – Plattform für Informationsmanagement und Anwendungsentwicklung zu zwingen, ist also nicht nur kundenunfreundlich, sondern führt auch konzeptionell in die Sackgasse.

    Alle Systeme über eine föderale Plattform ansprechen

    Dennoch können Unternehmen einen gänzlich anderen Weg einschlagen. So konzentriert sich die Information Governance Plattform dg suite des Anbieters dataglobal auf die Klassifizierung und Archivierung von Informationen wie Belege, Dokumente, Dateien oder auch Kommunikationsverläufen wie Mails und Messaging-Skripte. Für die aktive Arbeit mit den Informationen sowie für die Anwendungsentwicklung und Abbildung von Workflows und Prozessen können weiterhin die Systeme eingesetzt werden, die sich dafür am besten eignen oder etabliert haben. Auch die konkurrierende Nutzung von Filesystem, SharePoint und Standardsoftware zur Ablage von Dokumenten ist problemlos möglich.

    Erreicht wird dieses Ziel mit einer Kombination von Zentralisierung und Offenheit. Da sich die Anforderungen an Prozessgestaltung, Anwendungsumgebung und Benutzeroberflächen unternehmensweit kaum sinnvoll unter einen Hut bringen lassen, erlaubt die beschriebene Lösung, mehrere Plattformen parallel zu nutzen, ohne auf die Vorteile einer zentralen Archivierung und Steuerung verzichten zu müssen.

    Im Gegensatz zu den Prozessen und Oberflächen lassen sich die Anforderungen an eine langfristige, revisionssichere und geordnete Aufbewahrung sehr gut unternehmensweit harmonisieren ‒ mit einer einheitlichen Archivierungsinfrastruktur, die bewusst auf eigene Workflows und Anwendungsumgebungen verzichtet. Für eine Lösung wie z.B. dg hyparchive ist es nicht entscheidend, wo und von welcher Anwendung archivierungswürdige oder -pflichtige Daten erzeugt wurden. Das Archiv konzentriert sich auf die Kernfunktionen wie sichere, unveränderliche Aufbewahrung, die Steuerung von Aufbewahrungsfristen, Vermeidung von Dubletten, Verknüpfung von Daten sowie Indizierung und Suche. Ein breites Spektrum an Konnektoren stellt die Verbindung von Anwendungen zum Archiv her.

    Moderne Information-Governance-Lösungen unterstützen eine Vielfalt an parallelen Repositories
    Moderne Information-Governance-Lösungen unterstützen eine Vielfalt an parallelen Repositories

    Zentrale Klassifizierung steuert Informationsmanagement

    Dieser Ansatz für die unternehmensweite Steuerung des Informationsmanagements unterscheidet sich von klassischen ECM-Konzepten in einem wesentlichen Punkt: Während jene voraussetzen, dass Informationen für das Management in ECM-Plattformen überführt werden müssen, können bei der beschriebenen Lösung die Daten in den Repositories verbleiben, in denen sie entstehen und verarbeitet werden. Das Schlüsselkonzept ist dabei die system- und formatübergreifende Klassifizierung der Informationen an Ort und Stelle. Ob Mails, Dateien oder SharePoint, alle Objekte werden nach zentralen Regeln – bei Bedarf auch inhaltlich – klassifiziert und verbleiben dort, wo sie sind.

    Die Klassifizierung wird dabei am Objekt in einem offenen Standardformat angebracht und kann für beliebige Steuerungsaktivitäten – unter anderem von den smarten Konnektoren der dg suite – genutzt werden. So können beispielsweise vertrauliche Informationen besonders geschützt werden oder archivierungspflichtige Dokumente erkannt und für Nutzer und Anwendungen völlig transparent sicher archiviert werden. Das Ganze funktioniert anwendungs-, format- und systemübergreifend und unternehmensweit nach einheitlichen Regeln, die in der Information Governance festgelegt sind.

    Portale als Basis für die Anwendungsentwicklung

    Portale bringen unterschiedliche Anwendungssysteme zusammen und stellen darüber hinaus eine optimale Plattform für Eigenentwicklungen dar. In Portallösungen kann der Kunde entscheiden, welche Teile der Anwendungslogik in der Standardsoftware umgesetzt werden sollen und welche das Portal übernimmt. dataglobal unterstützt dabei als Hersteller die BPM-Plattform BPM inspire, Microsoft SharePoint und neuerdings auch die verbreitete Portalplattform Intrexx.

    Die übergreifende Steuerung von Prozessen und Workflows ist damit besonders einfach. So bietet beispielweise Intrexx nicht nur standardmäßig viele Schnittstellen für ERP, CRM, CMS, Datenbanken usw., sondern erlaubt es auch, eigene Anwendungen weitgehend per Drag&Drop zusammenzuklicken. Im Zusammenspiel ergibt sich so eine klare Aufgabenverteilung: dataglobal liefert das unternehmensweit einheitliche Repository für Archivdaten und die Steuerungsinformation über die Art und notwendige Behandlung der Daten über alle Repositories hinweg mittels der Klassifizierung. Intrexx integriert die verschiedenen Anwendungssysteme, steuert die Prozesse und stellt optimale Benutzeroberflächen bereit.

    Fazit

    Durch die Abkehr von proprietären und wenig offenen ECM-Plattformen ergeben sich im Informationsmanagement völlig neue Möglichkeiten. Die Daten werden dort belassen, wo sie sind. Ihre Verwaltung erfolgt dennoch übergreifend und wird durch ihre Klassifizierung gesteuert. Infrastrukturaspekte und die langfristige Datenhaltung werden zentralisiert, ohne den Kunden in seinen Anwendungs- und Nutzungsmodellen einzuschränken.

    Quellennachweise:
    [1] Consumerization of IT in the Enterprise, IDG Enterprise 2014
    [2] BITKOM-Studie: ECM im Mittelstand, 2015

    www.dataglobal.de

    Wolfgang Munz ist CEO und Gründer der dataglobal GmbH, einem führenden Anbieter für unternehmensweite und automatisierte Klassifizierung von Daten und Unified Archiving. Mit seinen Lösungen erlaubt dataglobal die unternehmensweite Umsetzung von Regeln für den Umgang mit Informationen im Sinne einer ganzheitlichen Information Governance Strategie. dataglobal hat seinen Hauptsitz in Heilbronn und zahlreiche Kunden in über 40 Ländern.