Willkommen in der neuen smarten Welt des Informationsmanagements

greg-milliken

Interview mit Greg Milliken, Vice President of Marketing bei M-Files Corporation

 

In vielen Organisationen hat das Informationsmanagement in den letzten Jahren nicht mit den geänderten Anforderungen und Nutzungsmustern Schritt gehalten – noch oft wird der herkömmliche Ansatz für die Verwaltung von digitalen Dokumenten genutzt, der auf dem Prinzip von Dateiordnern beruht. Doch Informationen sind mittlerweile viel komplexer, haben viele unterschiedliche Formen und Formate und lassen sich daher nicht mehr in starre, hierarchische Ablagestrukturen einsortieren. Vor allem die Aufgabe für die Nutzer, jedes Mal von Neuem zu entscheiden, in welchem Ordner etwas abgelegt oder gesucht werden muss, ist nicht mehr praktikabel.

Im Interview mit Greg Milliken, Experte für innovatives Informationsmanagement bei M-Files, sprach DIGITUS über Probleme bei der Verwaltung von Informationen und darüber, welchen Anforderungen moderne Lösungen für das Information Management gerecht werden müssen.

Herr Milliken, wir beobachten, dass es in vielen Unternehmen Diskussionsbedarf im Hinblick auf moderne Lösungen für das Informationsmanagement gibt.

Auch wir erleben das häufig – denn die Probleme bei vielen Information-Management-Anwendungen beginnen früh im Prozess. Es ist eine Sackgasse, wenn die Lösung technisch so kompliziert ist, dass Konfiguration und Anpassung an die Anforderungen ausschließlich durch die IT-Abteilung erfolgen kann. Darüber hinaus sind Old-School-ECM-Systeme in der Bedienung oft komplex und umständlich und zwingen die Nutzer dazu, die Art, wie sie arbeiten, stark zu ändern. Als Folge leiden sie oft unter niedriger Benutzerakzeptanz.

Moderne Lösungen legen dagegen deutlich mehr Wert auf Ease-of-Use, also Benutzerfreundlichkeit und Personalisierung und liefern Inhalte im richtigen Kontext, d.h. ein Informationsobjekt ist umgeben von passenden, weiterführenden Informationen – ohne dass dabei zentrale Konzepte für Sicherheit, Compliance und Information Governance geopfert werden müssen. Anbieter, die schlüssige Antworten auf diese Nachfrage liefern können, werden den Markt und die Weiterentwicklung des Informationsmanagements in den kommenden Jahren bestimmen.

Können Sie die Anforderungen an die Zukunftsfähigkeit von Systemen noch etwas weiter ausführen?

Unternehmen sind auf den schnellen Zugriff auf aktuelle Informationen angewiesen, um – im Großen ebenso wie im Kleinen – die richtigen Entscheidungen zu treffen. Doch bislang regiert oft das Informationschaos: Dokumente sind verstreut als Papier über Akten oder digital in Netzwerk-Dateiordnern, E-Mails, File-Sharing und diversen Geschäftsanwendungen. Es gibt viele unterschiedliche Versionen von Dokumenten und es bleibt unklar, ob man die richtige Version nutzt.

Das geht einher mit einer zunehmenden Zersplitterung der Systemlandschaft. Statt wie gehofft kleiner, ist die Zahl der Anwendungen für Informationsmanagement in den letzten Jahren immer größer geworden. Heute konkurrieren oft verschiedene Ablagen in separaten Applikationen und Plattformen. Riesige Mengen strukturierter Daten in den Geschäftsanwendungen liegen getrennt von unstrukturierten Inhalten in Dateien und Dokumenten auf verschiedenen Plattformen, Anwendungen, Standorten und Geräten. So dominiert die Frage nach dem „Wo“ bei der Suche anstatt die eigentlich sinnvolle Frage nach dem „Was“. Das ist nicht nur für die Nutzer kontraproduktiv, sondern schafft erhebliche Compliance- und Sicherheitsrisiken.

Das klingt so, als ließe sich diese Liste fortsetzen. Gibt es weitere Baustellen?

Als nächste wichtige Herausforderung ist der gewissenhafte und sichere Umgang mit Informationen im Sinne einer Information Governance zu nennen. Das gilt insbesondere für vertrauliche oder sensible Daten. Die operativen Risiken durch das unberechtigte Teilen von vertraulichen und/oder persönlichen Informationen mit nicht autorisierten Personen oder durch die unkontrollierte Verbreitung sind erheblich. Die Schäden für die Reputation des Unternehmens oder andere wirtschaftliche Nachteile können dabei durchaus unternehmensgefährdend sein. Unternehmen aller Größen und Branchen müssen deshalb Richtlinien und Verfahren für den Umgang mit sensiblen Daten und Dokumenten definieren und – noch entscheidender – sicher und effizient umsetzen.

Neben Sicherheitsaspekten spielen auch regulatorische Vorschriften eine immer wichtigere Rolle. Dabei wird es zunehmend schwerer und anspruchsvoller, die wachsende Zahl an Compliance-Vorgaben, Branchenvorschriften und Normen einzuhalten. Insbesondere Unternehmen in stark regulierten Branchen werden eine wirksame technische Unterstützung für die Einhaltung dieser Vorgaben benötigen.

Im Mittelpunkt dieser Anforderungen steht eine verlässliche, digitale und schnell auswertbare Dokumentation der Durchführung der entsprechenden Prozesse. Ohne diese sogenannten Audit-Trails, die genau festhalten, wer wann was gelesen oder verändert hat, wird die Einhaltung der Vorgaben nicht effizient überprüfbar werden und Audits sich schwierig gestalten.

Wo liegt für Sie der Schlüssel, um diese Herausforderungen zu bewältigen?

Ich sehe hier nur eine Option: metadatenbasierte Systeme; nur diese können beliebige Sichten auf Informationen anbieten. Dabei ist entscheidend, dass dieser Ansatz die gesamte Bandbreite an Inhalten bedient und unstrukturierte Dateien und strukturierte Daten, beispielsweise aus Transaktionssystemen, zusammenführt. Dies gilt somit auch für Informationen, die keine Dateien oder Dokumente sind. Beispielsweise ist ein Audit ein Informationsobjekt, für das es nicht zwingend ein Dokument, sehr wohl aber Metadaten wie beispielsweise Zeitpunkt und durchführende Personen gibt.

Auf den Punkt gebracht: Metadaten sind quasi der Superkleber, der alle Informationen im Unternehmen miteinander sinnvoll in Kontext setzt. Demnach müssen moderne Lösungen Metadaten als mehr betrachten als ein paar Schlüsselwörter zu einer Datei, sondern diese eigenständig speichern und verwalten können. Mit einer Erweiterung des Metadaten-Konzeptes können alle Unternehmensinformationen in ein gemeinsames Konzept einbezogen werden. Sie werden miteinander verknüpfbar und können einfacher recherchiert werden – unabhängig von Form, Struktur und Typ.

Dieser Ansatz hat auch weitreichende Konsequenzen für die Ablagen von Informationen …

… ja, denn Informationen sind dabei nicht an einen bestimmten Ort gebunden und können ohne Duplizierung in verschiedenen Systemen genutzt und auf beliebige Geräte synchronisiert werden. Beispiel für eine solche Lösung ist die iTunes-Bibliothek: Diese macht vor, wie Informationen durch Metadaten erschlossen werden können. Musik auf dem iPhone oder iPad wird nicht in Ordnern organisiert. iTunes erkennt sie als Musik und zeigt sie in genau der Ordnung, in der Nutzer sie konsumieren wollen: als Playlist, sortiert nach Interpret, Album, Genre usw. Auch hier sind also Metadaten der Schlüssel. Darüber hinaus werden Playlists auf Basis des individuellen Nutzerverhaltens generiert – neue, unbekannte Stücke werden auf Basis des Nutzerprofils vorgeschlagen.

Die Einbeziehung von Nutzerverhalten und maschinellem Lernen zur Steuerung der Bedienung eröffnet auch für das Informationsmanagement völlig neue Wege, wenn man gedanklich das Nutzererlebnis von iTunes auf die Verwaltung von Informationen im Unternehmen überträgt.

Ein Thema, das auch in diesen Zusammenhang gehört, ist die zunehmende Bedeutung von mobilen Geschäftsanwendungen.

Die mobile Nutzung von Informationslösungen hat drei wesentliche Konsequenzen. Zum einen müssen ECM-Lösungen sicher auf einem breiten Spektrum an mobilen Geräten laufen, da immer mehr Unternehmen ihren Mitarbeitern eine flexible Bring-Your-Own-Device-Strategie anbieten. Damit kommen als zweite Konsequenz ganz neue Anforderungen im Bereich von Sicherheit und Compliance auf die Unternehmen zu. Die lückenlose Dokumentation darüber, wer wann was getan hat, muss auch mobile Geräte einbeziehen. Als dritte Konsequenz sehen wir den erheblichen Ausbau der Funktionen auf mobilen Geräten. Viele Anbieter beschränken mobile Nutzung auf das Recherchieren und Anzeigen von Informationen. M-Files geht hier zum Beispiel noch weiter: Änderungen, Anmerkungen, digitale Unterschriften sind ebenfalls mobil möglich.

Spätestens jetzt fällt das Stichwort „Cloud“ …

Bei diesem Thema ist es notwendig, technologische Basis und Deployment zu unterscheiden. Zukünftig werden die meisten Softwareprodukte auf Cloud-Technologien beruhen, weil die technischen Vorteile überzeugend sind.

Die andere Frage ist, wie die Lösung bereitgestellt wird. Einige Kunden werden – vermutlich aus Compliance- oder Sicherheitsgründen – nie alle ihre Daten in eine Public Cloud verlagern wollen und daher eine eigene Private Cloud betreiben. Für andere wird es vorteilhaft sein, alle wesentlichen Daten und Anwendungen im Cloud-Betrieb zu nutzen. Und eine dritte Gruppe wird hybride Ansätze verwenden. Für Software-Anbieter ergibt sich so die Notwendigkeit, in allen drei Deployment-Modellen überzeugende Lösungen anzubieten.

In einem Satz zusammengefasst: Worauf sollten Unternehmen beim Informationsmanagement achten?

Metadaten! Unternehmen sollten prüfen, inwieweit die eingesetzten Systeme in der Lage sind, mit Metadaten alle Unternehmensinformationen – strukturierte und unstrukturierte – recherchierbar zu machen und im Kontext anzubieten.

Herr Milliken, vielen Dank für diese Einblicke in ein zeitgemäßes Informationen Management!

www.m-files.com

M-Files bietet Enterprise-Information-Management-Lösungen, die das „Was“ bei der Verwaltung von Informationen in den Mittelpunkt stellen, anstatt sich auf das „Wo“ zu konzentrieren. Damit hilft M-Files Informationssilos aufzulösen, den Informationszugang zu vereinfachen, Prozesse effizienter zu gestalten und Compliance sicherzustellen.